Der ultimative Leitfaden für Activity-Based Working im Jahr 2026

Activity-Based Working entwickelt sich schnell zum bevorzugten Modell für Unternehmen, die ihre Büroflächen für die Zukunft der Arbeit im Jahr 2026 neu denken. Statt einer traditionellen Umgebung mit festen Schreibtischen ermöglicht dieses Modell, dass Mitarbeitende im Laufe des Tages den passenden Arbeitsbereich entsprechend ihrer aktuellen Aufgabe wählen. Mit steigenden Erwartungen suchen Beschäftigte zunehmend nach einer Büroumgebung, die Zusammenarbeit, konzentriertes Arbeiten, Privatsphäre und Flexibilität tatsächlich unterstützt.

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Bei Persy Booths arbeiten wir mit vielen Kunden zusammen, die ihren eigenen Activity-Based Workplace aufbauen möchten. Schließlich sind wir Hersteller von Büro-Telefonboxen und Office Pods, die unterschiedliche Bereiche für verschiedene Aktivitäten schaffen – daher überrascht es nicht, dass wir uns mit Activity-Based Workplaces gut auskennen. Um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen, ob dieser Ansatz für Ihr Unternehmen geeignet ist und wie Sie die passende Büroumgebung ohne zu viel auszugeben schaffen, haben wir diesen Leitfaden mit den wichtigsten Punkten zusammengestellt.

Zentrale Erkenntnisse aus diesem Artikel

• Was Activity-Based Working ist, wie es sich von einem traditionellen Büro unterscheidet und warum es für die Zukunft der Arbeit relevant ist.
• Die zentralen Vorteile eines Activity-Based Workplace – darunter Produktivität, Zusammenarbeit und Mitarbeiterzufriedenheit.
• Die Herausforderungen, die Unternehmen beim Übergang zu einem Activity-Based-Working-Modell bewältigen müssen, sowie praktische Lösungsansätze.
• Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Umsetzung eines ABW-Büros sowie Hinweise zur kontinuierlichen Überwachung und Verbesserung.
• Welche Rolle Pods, Besprechungsräume und Ruhezonen in einem effektiven Activity-Based-Workplace-Design spielen

Activity-Based Working (ABW) ist eine Arbeitsplatzstrategie, bei der Mitarbeitende im Laufe des Tages die jeweils geeignetste Arbeitsumgebung für ihre Aufgaben auswählen können. Statt jeder Person einen festen Schreibtisch zuzuweisen, bietet ein Activity-Based Workplace verschiedene Arbeitsbereiche, die unterschiedliche Aktivitätstypen unterstützen – kollaborativ, ruhig, kreativ, fokussiert oder sozial.

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In einem traditionellen Büro passen Menschen ihre Aufgaben häufig an die Umgebung an, weil diese statisch ist. In einem Activity-Based Workplace passt sich dagegen die Umgebung an die Aufgabe an. Dieser Ansatz orientiert sich an den Bedürfnissen der Mitarbeitenden, am Arbeitsrhythmus und am wachsenden Wunsch nach Flexibilität hinsichtlich der Frage, wie, wann und wo gearbeitet wird.

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Ein Activity-Based-Working-Modell umfasst typischerweise:

• offene Teamflächen
• Besprechungsräume unterschiedlicher Größe
• Ruheräume oder private Büro-Telefonboxen
• informelle Kollaborationsbereiche
• Touchdown-Schreibtische
• Lounge- oder Soft-Seating-Zonen für entspannte Gespräche
• private Bereiche für konzentriertes Arbeiten
• technologisch ausgestattete Räume für hybrides Arbeiten

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Besonders überzeugend an ABW ist das Maß an Autonomie, das Mitarbeitenden geboten wird. Sie können im Laufe des Tages zwischen diesen Arbeitsbereichen wechseln und jeweils die Umgebung wählen, die ihre Aufgaben am besten unterstützt. Diese Flexibilität verbessert kognitive Leistungsfähigkeit und Zusammenarbeit in unterschiedlichen Umgebungen, fördert die Konzentration und verbessert insgesamt das Arbeitserlebnis im Büro.

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Unternehmen sehen ABW zunehmend als effektiven Ansatz, um Büroflächen effizienter zu nutzen, Immobilienkosten zu senken und gleichzeitig ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das die Zukunft der Arbeit unterstützt.

Die Vorteile von Activity-Based Working gehen deutlich über flexible Sitzplätze hinaus. Wenn ABW gut umgesetzt wird, steigert es die Produktivität, verbessert die Mitarbeiterzufriedenheit laut arbeitswissenschaftlichen Studien und stärkt die langfristige Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens.

Wenn Mitarbeitende die passende Umgebung für ihre jeweilige Aufgabe wählen können, steigt ihre Produktivität häufig ganz automatisch. Fokuszonen helfen dabei, komplexe Aufgaben ohne Unterbrechungen zu erledigen, teilweise unterstützt durch Hilfsmittel wie ein White-Noise-Gerät. Auch Privatsphäre-Lösungen wie schallisolierte Büro-Telefonboxen – beispielsweise die Persy Two schallisolierte Büro-Telefonbox – ermöglichen konzentriertes Arbeiten in ansonsten offenen Büroumgebungen und bieten eine schnelle Alternative zur Buchung von Besprechungsräumen.

Activity-Based Workspaces geben Mitarbeitenden Flexibilität, Wahlmöglichkeiten und Autonomie – drei nachweislich wichtige Treiber für Mitarbeiterzufriedenheit. Wenn Beschäftigte das Vertrauen spüren, ihre Zeit selbst zu organisieren und ihre bevorzugte Arbeitsumgebung zu wählen, fühlen sie sich in der Regel stärker eingebunden und enger mit ihrer Arbeit verbunden. Dieses Gefühl von Eigenverantwortung trägt zu höherer Motivation und besserer langfristiger Mitarbeiterbindung bei.

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Eine 2022 veröffentlichte Studie des Multidisciplinary Digital Publishing Institute zeigt, dass eine ABW-Initiative in einer schwedischen Regierungsbehörde nachweislich zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit führte.

Einer der größten Vorteile von ABW ist seine Anpassungsfähigkeit. Da hybrides Arbeiten zunehmend zum Standard wird, benötigen Unternehmen Bürokonzepte, die sich an unterschiedliche Wochentage, Teamgrößen und neue Arbeitsweisen anpassen lassen. Activity-Based Working ermöglicht es Organisationen, Arbeitsbereiche neu zu konfigurieren, Kollaborationszonen zu erweitern oder neue Technologien zu integrieren, ohne das gesamte Büro neu gestalten zu müssen.

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Das CIPD betont, dass agile Arbeitsplatzstrategien entscheidend sind, um die Zukunft der Arbeit zu gestalten – insbesondere, da sich Unternehmen parallel zu digitalen und hybriden Arbeitsmodellen weiterentwickeln.

Activity-Based Working bietet klare Vorteile, erfordert jedoch auch eine Veränderung von Gewohnheiten und eine sorgfältige Planung innerhalb der Organisation. Diese häufigen Herausforderungen – sowie praktische Strategien zu ihrer Bewältigung – sollten bei jedem Übergang berücksichtigt werden.

Einige Mitarbeitende reagieren anfangs möglicherweise zurückhaltend auf Activity-Based Working, da es gewohnte Arbeitsmuster verändert. Studien zeigen, dass Widerstand gegen Veränderungen die Produktivität während solcher Arbeitsplatzveränderungen beeinflussen kann.

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Deshalb spielt Change Management eine zentrale Rolle. Die Vorteile klar zu kommunizieren, Pilotbereiche einzurichten und frühzeitig Feedback einzuholen, kann Mitarbeitenden helfen, sich stärker eingebunden zu fühlen und den Wandel positiver zu bewerten.

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Ein gutes ABW-Programm vermittelt zudem, dass das Ziel darin besteht, die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu unterstützen – nicht ihre tägliche Routine zu stören.

Die richtige Balance zwischen verschiedenen Zonen innerhalb eines Activity-Based Workplace gehört zu den wichtigsten Gestaltungsfragen. Teams müssen entscheiden, wie viele Schreibtische benötigt werden, wie viele Besprechungsräume verfügbar sein sollten und wie viel Fläche für kollaborative im Vergleich zu ruhigen Bereichen vorgesehen wird. Die effiziente Nutzung von Büroflächen muss sorgfältig gegen den Komfort der Nutzer abgewogen werden, um Überfüllung oder ungenutzte Bereiche zu vermeiden.

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Wenn die Zonierung gut umgesetzt ist, wirkt das Büro zusammenhängend, offen und unterstützend. Wird sie schlecht umgesetzt, entstehen Engpässe in stark genutzten Bereichen, und die Produktivität kann darunter leiden.

Auch in einer offenen ABW-Umgebung bleiben Konzentration und Privatsphäre entscheidend – wie das Beispiel zeigt, wie Personio Lärm in Produktivität verwandelte. Ruhezonen, Büro-Telefonboxen wie die Persy One Büro-Telefonbox oder die geplante Nutzung privater Räume helfen Mitarbeitenden, ungestörte Zeit für wichtige Aufgaben zu erhalten. Auch Studien bestätigen dies: Eine Untersuchung zeigte, dass die kognitive Leistungsfähigkeit von Mitarbeitenden um 16,9 % anstieg, wenn sie ruhige Arbeitsbereiche statt allgemeiner Open-Space-Büros nutzten. In der praktischen Umsetzung bieten Office Pods wie der Persy Work Office Pod eine effiziente und platzsparende Möglichkeit, Privatsphäre zu schaffen, ohne neue Räume bauen zu müssen.

Der Wechsel zu Activity-Based Working stellt eine größere organisatorische Veränderung dar, weshalb ein strukturierter Plan wichtig ist. Im Folgenden finden Sie eine klare Anleitung zur Planung, Einführung und kontinuierlichen Verbesserung eines Activity-Based-Working-Büros.

Die praktische Einführung von Activity-Based Working folgt in der Regel diesen Schritten:

• Geschäftliche Anforderungen analysieren – Teams, Aufgaben, Kollaborationsmuster und die bestehende Arbeitsumgebung verstehen.
• Tägliche Aktivitäten abbilden – analysieren, welche Tätigkeiten Mitarbeitende im Laufe eines Tages ausführen, von konzentrierter Einzelarbeit bis zu Meetings und Telefonaten.
• Erforderliche Arbeitsbereiche definieren – festlegen, welche Räume für Activity-Based Working benötigt werden, z. B. Besprechungsräume, offene Teamflächen, Ruhezonen, Büro-Telefonboxen, Hybridräume und Fokusbereiche.
• Raumgestaltung planen – Layout, Möbel, Technologie und Zonierung auf die Arbeitsweisen im Activity-Based Working abstimmen.
• Pilotbereich einrichten – den Ansatz mit einem kleinen Team testen, Feedback sammeln und Verbesserungen vornehmen.
• Mitarbeitende schulen – erklären, wie Activity-Based Working im Alltag funktioniert, einschließlich der Auswahl von Arbeitsbereichen, der Buchung von Räumen und des Wechsels zwischen Zonen.
• Schrittweise Einführung – Activity-Based Working in Etappen ausrollen, um Störungen zu minimieren und die Akzeptanz zu erhöhen.

Nach der Einführung sollte Activity-Based Working regelmäßig überprüft und weiterentwickelt werden. Dazu gehören unter anderem:

• Feedback von Mitarbeitenden einholen
• Nutzung von Besprechungsräumen und die allgemeine Flächenauslastung analysieren
• prüfen, wie häufig verschiedene Zonen genutzt werden
• Layouts, Möbel und Regeln anpassen, um Abläufe zu verbessern
• bei steigender Nachfrage zusätzliche Technologie, Büro-Telefonboxen oder Fokusbereiche ergänzen

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Activity-Based Working ist keine einmalige Büro-Neugestaltung – es handelt sich um eine sich weiterentwickelnde Arbeitsplatzstrategie, die gemeinsam mit den Teams wachsen sollte.

Im Jahr 2026 bietet Activity-Based Working eine praktische Möglichkeit, Bürodesign stärker an den tatsächlichen Arbeitsanforderungen auszurichten. Durch die geringere Abhängigkeit von festen Schreibtischen und die Schaffung verschiedener Arbeitsumgebungen für unterschiedliche Aufgaben können Organisationen Zusammenarbeit, Konzentration und Privatsphäre gezielter unterstützen. Mit der richtigen Kombination aus Besprechungsräumen, Ruhezonen und flexiblen Arbeitsbereichen verbessert Activity-Based Working sowohl die Nutzung von Büroflächen als auch die Effizienz des Workplace-Designs.