Personio, l’entreprise de technologie RH la plus prospère d’Europe, a transformé les opérations de plus de 10 000 équipes à travers le continent. En automatisant le recrutement, la paie, la gestion des employés et d’autres tâches administratives RH, Personio permet aux entreprises de se concentrer sur leurs objectifs stratégiques.
Basée à Munich, en Allemagne, Personio défend une culture de bureau transparente et en open space. Si les employés apprécient l’atmosphère moderne et aérée, le besoin constant de confidentialité et les interruptions fréquentes ont néanmoins posé des défis importants en matière de productivité. Pour répondre à ces enjeux, Personio s’est associé à Persy Booths afin de repenser son espace de travail ouvert et dynamique en un environnement plus fonctionnel et plus efficace.
« Nous avons des centaines de milliers d’appels par an. Les chiffres sont incroyables, donc les cabines téléphoniques de bureau sont extrêmement importantes dans nos bureaux. Dans cette gamme de prix, Persy Booths offre la meilleure isolation acoustique et la meilleure qualité de ventilation, c’est pourquoi nous travaillons avec eux pour créer des espaces calmes dédiés à ces appels. »
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1:6 – le ratio idéal entre bureaux et cabines téléphoniques de bureau
Personio est une entreprise jeune et dynamique. Le bureau est animé et plein d’énergie : des collaborateurs en mouvement, des chiens qui circulent, et une activité constante en toile de fond. Dans un environnement aussi vivant, les cabines téléphoniques de bureau insonorisées sont essentielles : elles offrent des espaces calmes indispensables où les employés peuvent se concentrer et trouver un moment de tranquillité au milieu de l’agitation.
« Nous avons des centaines de milliers d’appels par an. Les chiffres sont incroyables. Les cabines sont extrêmement importantes pour nos bureaux — et nous en avons de toutes tailles », explique Cornelius Fahl, Workplace Services Manager chez Personio.
Trouver le bon équilibre entre espaces privés et espaces ouverts dans un bureau n’est pas simple. Toutefois, l’analyse approfondie menée par Personio les a conduits à adopter un ratio de 1 cabine pour 6 bureaux, garantissant aux employés un accès suffisant à des espaces privés, ce qui améliore la productivité globale et la satisfaction au travail.
« Notre mission est d’acheter des produits qui permettent aux employés de se concentrer et de donner le meilleur d’eux-mêmes », explique Fahl, qui décrit également les règles bien établies de l’entreprise concernant les appels et les réunions : « Les règles sont simples : si vous avez une réunion ou si vous devez parler longtemps, vous devriez utiliser une cabine afin de ne pas déranger vos voisins de bureau. Des exceptions existent bien sûr pour les équipes commerciales, où passer des appels depuis le poste de travail est une pratique courante. »
Dire que Personio accorde une grande importance au choix des meilleures cabines pour ses bureaux serait encore en dessous de la réalité. Alors, qu’est-ce qui les a conduits vers Persy Booths ?
Isolation acoustique et ventilation : des exigences clés
La rencontre entre Personio et Persy Booths s’est faite par hasard. Il y a quelques années, l’entreprise a hérité de quelques cabines Persy Booths après l’acquisition d’une petite startup basée à Berlin.
« C’était un tout petit bureau avec trois cabines, et nous n’avons jamais reçu la moindre plainte concernant le produit », se souvient Cornelius. « Dans la gestion des espaces de travail, l’absence de retours est généralement un bon signe. »
Lorsque Personio a décidé de commander davantage de cabines pour son bureau de Munich, l’équipe Workplace a transformé une grande salle en véritable showroom afin de tester les trois marques de cabines présélectionnées. Pour éviter toute subjectivité, l’équipe a interrogé l’ensemble des employés et leur a demandé de donner leur avis selon deux critères principaux : l’isolation acoustique et la ventilation. Dans cette enquête, Persy Booths a obtenu les meilleures notes.
« Dans sa gamme de prix, Persy Booths offrait la meilleure isolation acoustique parmi les trois cabines évaluées, ce qui est très important pour nous », explique Cornelius. « Aujourd’hui, la plupart des cabines offrent une bonne ergonomie, ce n’était donc pas notre critère principal. En revanche, nous avions besoin de cabines performantes en matière de ventilation et d’insonorisation. »
Aujourd’hui, Personio dispose de 19 cabines téléphoniques de bureau Persy dans ses bureaux. Cornelius explique que les employés utilisent ces espaces calmes pour leurs activités quotidiennes : appels téléphoniques, réunions Zoom ou encore échanges avec leurs managers ou collègues.
« L’une des exigences essentielles des cabines acoustiques de bureau est de protéger la confidentialité — qu’il s’agisse de conversations avec des clients ou de discussions entre responsables et membres d’équipe. Il est crucial que ces échanges restent confidentiels », ajoute Fahl.
Considérer les cabines de bureau comme un investissement
Les cabines insonorisées sont devenues un élément essentiel du bureau moderne, au même titre qu’une bonne machine à café ou qu’un réfrigérateur à boissons. Bien qu’elles représentent un investissement, elles restent nettement moins coûteuses qu’un réaménagement complet des bureaux — sans parler du coût potentiel d’une baisse de productivité des employés.
Mais il existe des dizaines, voire des centaines, de fournisseurs de cabines en Europe. Alors pourquoi Persy Booths ?
Le Workplace Services Manager de Personio, Cornelius, explique : « Il existe de nombreuses cabines sur le marché vendues à un prix similaire à celui de Persy Booths, mais avec une isolation acoustique et une ergonomie globalement bien inférieures. Persy propose une excellente qualité à un prix abordable, et c’est exactement ce dont notre environnement de travail a besoin. »
Si chaque entreprise recherche les meilleurs produits, Cornelius souligne également une erreur fréquente commise par les acheteurs débutants : ne pas prendre en compte les rendements décroissants.
« Lorsqu’une cabine répond aux principaux besoins des utilisateurs — elle est bien insonorisée et offre une bonne lumière ainsi qu’une ventilation efficace — les employés ne perçoivent plus vraiment la différence », explique Cornelius. « Il existe des produits très haut de gamme sur le marché, mais cela n’a pas toujours beaucoup de sens économiquement. Nos commerciaux vont-ils tripler leurs ventes s’ils travaillent dans une cabine qui coûte trois fois plus cher ? Certainement pas. En revanche, si vous utilisez des cabines de mauvaise qualité, cela peut réellement perturber votre activité. »
L’expérience de Personio avec Persy Booths illustre l’impact qu’une conception intelligente des espaces de travail peut avoir. En choisissant des cabines qui équilibrent qualité, fonctionnalité et coût, l’entreprise a créé un environnement de travail qui favorise à la fois la confidentialité et la productivité — tout en gardant son directeur financier satisfait.